Văn hóa sử dụng email trong EVNCPC

Sau hơn 20 năm thâm nhập vào Việt Nam, Internet đã làm thay đổi nhiều lĩnh vực, mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống con người.

Lấy ví dụ điển hình về phương thức gửi thư, trước đây một lá thư muốn đến tay người nhận phải mất rất nhiều thời gian, quá trình vận chuyển và có những trường hợp thư không đến được tay người nhận do bị thất lạc…

Bây giờ, với hộp thư điện tử (email), chỉ cần một thiết bị di động thông minh hay máy tính có kết nối internet cùng một vài thao tác, thư sẽ được gửi đến chính xác người nhận mà không phải mất thời gian chờ đợi. Người sử dụng có thể gửi thư ở bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào với nhiều định dạng khác nhau như hình ảnh, âm thanh, các tài liệu văn bản… trong một email. Việc tìm kiếm lại các email cũ cũng dễ dàng và nhanh chóng.

 Thư điện tử (nguồn internet).

Chính vì những tiện lợi đó mà rất nhiều người đã sử dụng Email cho mục đích cá nhân cũng như trao đổi công việc. Nắm bắt được xu thế trên, EVNCPC đã triển khai hộp thư điện tử với tên miền username@cpc.vn, mỗi cán bộ công nhân viên Tổng Công ty được cấp một tài khoản email.

Bên cạnh hiệu quả mang lại nhờ trao đổi công việc nhanh chóng, thuận lợi, tính bảo mật cao, thì việc sử dụng mail @cpc.vn cũng góp phần định hình và quảng bá thương hiệu “EVNCPC” trong lòng khách hàng và đối tác.

Với đầy đủ các tính năng như các công cụ Email phổ biến: Yahoo, Gmail,…mail @cpc.vn đã dần được sử dụng rộng rãi tại các đơn vị thành viên. Tỉ lệ cán bộ công nhân viên thường xuyên sử dụng mail @cpc.vn là khá cao.

Số liệu khảo sát trong 9 tháng đầu năm 2018 cho thấy, trong tổng số 7.733 email gửi đi thì có tới 6.034 người phản hồi ngay trong ngày (trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email) chiếm tỉ lệ 78,03%, tỉ lệ này năm 2017 là 55,83% và năm 2016 chỉ đạt 29,73%. Điều này cho thấy ý thức về văn hóa sử dụng email của cán bộ công nhân viên Tổng công ty đã được nâng cao.

Thống kê tình hình sử dụng email @cpc.vn.

Văn hóa email được thể hiện như thế nào? Trước hết thể hiện qua việc phản hồi nhanh chóng, kịp thời. Ngay khi một thông điệp được gửi đi, người gửi sẽ có cảm giác chờ đợi. Do đó người nhận thư nên trả lời nhanh nhất có thể. Nói như vậy không có nghĩa khi nhận được Email là phải phản hồi ngay lập tức, có những trường hợp cần phải cân nhắc, suy nghĩ một thời gian mới tìm ra cách giải quyết, thì cần gửi lại một thông điệp ngắn gọn cho người gửi biết là đã nhận thông báo và đang tìm cách xử lý. Việc nhanh chóng phản hồi Email ngoài sự đảm bảo tiến độ công việc không bị chậm trễ còn thể hiện sự tôn trọng của người nhận đối với người gửi.

Văn hóa Email còn được thể hiện qua chủ đề và nội dung, cấu trúc. Chủ đề cần ngắn gọn nhưng phải khái quát nội dung được đề cập. Nhiều người quên hoặc không đặt chủ đề cho Email mặc dù không quá khó khăn để thực hiện việc này. Chỉ cần lưu ý một chút trong việc đặt tiêu đề, người nhận sẽ dễ dàng nắm được thông tin cần trao đổi và cũng thuận tiện cho việc phân loại Email để sau này có thể tìm kiếm nhanh hơn.

Lời kết, nhờ rất nhiều tiện ích mang lại mà hiện nay Email được sử dụng rất rộng rãi và phổ biến. Cũng như lời ăn tiếng nói, Email thể hiện văn hóa của cá nhân nói riêng và văn hóa doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, người sử dụng cần lưu ý một số nguyên tắc khi sử dụng email nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.

BỌ KIỀU