Nhiệt điện Quảng Ninh: Ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý vật tư

Nhiệt điện Quảng Ninh nâng cao kiến thức về chuyển đổi số Với chủ đề năm 2021 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”, Công ty cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh đã phối hợp với Trung tâm Nghiên cứu và Đào tạo bồi dưỡng kiến thức truyền thông số tổ chức Khóa đào tạo nhận thức về chuyển đổi số trong doanh nghiệp cho CBCNV, người lao động diễn trong 2 ngày (31/3 - 1/4/2021).

Thương hiệu QTP trên thị trường chứng khoán Công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh (QTP) được thành lập từ năm 2002, hoạt động theo loại hình công ty cổ phần. QTP đã được Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) cho phép giao dịch chính thức trên sàn giao dịch chứng khoán UpCOM từ ngày 16/3/2017, với mã chứng khoán là QTP. Hiện nay, Công ty có vốn điều lệ 4.500 tỷ đồng, tổng cổ phần 450 triệu cổ phần.

Là nhà máy sản xuất điện có quy mô lớn, Công ty Cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh có hơn 26.500 mã vật tư phục vụ hoạt động sản xuất. Mỗi mã vật tư lại cần kèm theo nhiều thông tin để quản lý như: Chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, thời gian nhập kho, xuất kho... Cách quản lý vật tư theo phương pháp thủ công (nhập, xuất và xử lý dữ liệu hoàn toàn trên bảng exel) gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, từ truy xuất thông tin, tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng, đặc biệt là người thủ kho này nghỉ, người thủ kho kia khó làm thay, công tác kiểm kê định kỳ của Công ty thường thực hiện rất vất vả, cần nhiều nhân lực và thời gian để xử lý khối lượng lớn công việc, các bộ phận hoàn toàn phụ thuộc vào bảng excel mà định kỳ hàng tháng bộ phận thống kê gửi đến. Các bộ phận liên quan (thủ kho, chuyên viên kỹ thuật, kỹ thuật viên phân xưởng) không cập nhật được tồn kho chính xác tại thời điểm cần.

Hơn nữa, Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh có 1 lượng hàng dự án hơn 3.500 mã do các nhà thầu SEC giao lại, gần như chỉ có tên danh mục thông số kỹ thuật chi tiết không đầy đủ, nếu chỉ tra cứu trên file dữ liệu trên thì không thể xác định được vật tư cần thay thế.

Bởi vậy, khi có yêu cầu thay thế vật tư phục vụ công tác sửa chữa, các chuyên viên phụ trách phòng kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng mình cần thay thế có hay không, việc này rất tốn thời gian và ảnh hưởng đến tính kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.

Hệ thống kho vật tư của Công ty.

Để giải quyết những tồn tại này, QTP đã từng bước triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý vật tư. Nhiều năm qua, Công ty đưa vào Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp Bravo, trong đó tích hợp phân hệ quản lý về mua sắm, tổng hợp nhu cầu vật tư. Việc xây dựng hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của phần mềm Bravo đã góp phần giúp quá trình thực hiện các công việc liên quan về mua sắm vật tư được khoa học và hiệu quả.

Để đồng bộ và nâng cao hiệu quả quản lý bằng chuyển đổi số, từ đầu năm 2022, QTP tiếp tục triển khai chương trình “Áp dụng mã số - mã vạch trong công tác quản lý vật tư” bằng phần mềm QR code. QR code viết tắt của Quick Response Code (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh), đây là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc ipad, điện thoại thông minh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.​​ Khi quản lý kho bằng QR Code thì các thông tin vật tư sẽ được tự động mã hóa, người phụ trách sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi nhập kho.

Phần mềm truy cập, quản lý toàn bộ dữ liệu về vật tư.

Sử dụng smartphone để truy xuất thông tin vật tư.

Nhân viên Thủ kho đang dán mã QR cho vật tư.

Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Như vậy, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giúp các bộ phận liên quan chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho trên hệ thống; Giảm chi phí tồn kho do luôn kiểm soát được tồn kho tổi thiểu và trợ giúp quyết định mua mới vật tư.

Cán bộ quản lý kho và Kỹ thuật viên phân xưởng đang đối chiếu, kiểm tra vật tư đưa vào sử dụng.

Để đưa vào quản lý kho bằng hệ thống QR code, Công ty đã phải tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khổng lồ cho toàn bộ danh mục VTTB. Các anh, chị em thuộc bộ phận quản lý kho, thống kê Phòng Kế hoạch Vật tư và Phân xưởng sửa chữa Cơ nhiệt đã tập trung, kiên trì, làm thêm ngoài giờ nhiều tháng trời với quyết tâm thực hiện thành công Chương trình mã hóa trước 30/6/2022. Đến nay, Công ty đã số hóa được 100% danh mục mã vật tư và cung cấp gần 27.000 ảnh vật tư lên hệ thống phần mềm quản lý mã vạch. Đồng thời trong đợt này, các cán bộ phụ trách kho Công ty cũng sắp xếp, phân loại, hệ thống hóa các khu vực lưu trữ hàng hóa một cách gọn gàng, khoa học, giúp thuận tiện cho việc tìm kiếm, xuất kho.

Vật tư được sắp xếp, phân loại khoa học, gọn gàng theo từng khu vực.

Dự kiến từ 1/7/2022, việc áp dụng quản lý bằng mã số - mã vạch sẽ chính thức được áp dụng, kỳ vọng mang lại hiệu quả cao. Việc áp dụng quản lý bằng mã số-mã vạch sẽ giúp Ban lãnh đạo cũng như các bộ phận kỹ thuật trong nhà máy có thể nắm bắt các thông tin về vật tư bất cứ lúc nào ngay trên chính thiết bị điện tử như: Điện thoại, ipad,... của mình.

Thông qua các thiết bị trên có thể theo dõi hàng tồn kho, kiểm tra thông tin vật tư với đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... mình cần thay thế còn hàng hay không, giúp cho việc thay thế thiết bị được triển khai nhanh hơn cũng như lên kế hoạch mua sắm các thiết bị dự trữ, tránh phải đầu tư số tiền lớn mua hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, bộ phận kho cũng chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác tuyệt đối và khoa học, góp phần tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp, định vị được khu vực, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa, giảm chi phí hoạt động, tăng hiệu quả vốn lưu động, giảm thời gian lưu kho. Vật tư thiết bị chậm luân chuyển được quản lý chặt chẽ để xử lý kịp thời.

Chụp ảnh vật tư để xây dựng cơ sở dữ liệu.

Máy in mã QR của vật tư sau mã hóa.

Với việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực hoạt động, QTP thể hiện quyết tâm không ở lại phía sau trên lộ trình chuyển đổi số./.

NGUYỄN THỊ NGA - QTP