Khoa học

EVNSPC quản lý công cụ dụng cụ theo phần mềm ERP

10:23 |04/08/2020

 - 

Từ ngày 1/1/2017, phần mềm ERP (Enterprise resourse planning - Kế hoạch quản lý nguồn lực) được triển khai trên toàn hệ thống EVN SPC với nhiều phân hệ. Trong đó lĩnh vực quản lý vật tư được thực hiện chủ yếu trên hai phân hệ chính: PO (Purchasing Order - Quản lý mua sắm) và INV (Inventory - Quản lý kho).



Phần mềm quản lý nguồn lực hiện đại, ERP đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu về quản lý và đồng thời khắc phục được các nhược điểm của hệ thống kế toán FMIS (Financial Management Information System). Với hệ thống dữ liệu đầy đủ giúp người dùng có đủ thông tin để thiết lập một quy trình kiểm soát các nghiệp vụ, nhằm quản lý các chức năng tại đơn vị mình.

Công cụ, dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định (TSCĐ). Theo quy định hiện hành, tư liệu lao động dưới 30 triệu đồng hay thời gian sử dụng dưới 1 năm được xem là CCDC. Do đó, việc quản lý CCDC đã đưa vào sử dụng tại mỗi đơn vị nói riêng và tại EVNSPC là một vấn đề không nhỏ. Hiện nay, đối với mảng phân phối điện nói riêng, EVN chưa xây dựng công cụ quản lý CCDC đang đưa vào sử dụng.

Để quản lý tốt mảng này, tháng 2/2020, EVNSPC đã tiến hành nâng cấp chương trình Quản lý CCDC theo ERP, chương trình này dựa trên nền tảng chương trình Quản lý CCDC mà EVN SPC đã xây dựng từ năm 2010 (FMIS), kế thừa tư duy kết xuất dữ liệu từ phân hệ vật tư thành hệ thống data và kết cấu phân bổ chi phí CCDC đã sử dụng vào các chi phí có liên quan một cách tự động.

Việc xây dựng chương trình Quản lý CCDC theo ERP tại EVNSPC được thiết kế hướng đến năm mục tiêu sau:

Thứ nhất: Xây dựng khuôn mẫu dữ liệu về CCDC trên ERP

Như đã nói ở trên, ERP là một hệ thống quản trị nguồn lực nên việc khai báo data trên đó phải được thiết kế đúng tiêu chuẩn thì việc khai thác dữ liệu sẽ cho kết quả nhất quán và hợp lý. Do đó, thiết lập khuôn mẫu dữ liệu theo ERP là một việc làm tất yếu khi bắt tay vào xây dựng phần mềm quản lý CCDC theo ERP.

Theo đó, trên phân hệ INV phải thiết lập account aliases, xây dựng hệ thống các bút toán phân bổ CCDC phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh theo các trung tâm chi phí. Kế đến, việc mã hóa các nhóm CCDC theo ERP giúp người quản lý có thể truy xuất dữ liệu theo nhóm CCDC cần quan tâm. Việc cấu hình các bút toán CCDC hoàn nhập do xuất sai yêu cầu sử dụng cũng như thiết lập các bút toán khi thu hồi CCDC từ hoạt đông sản xuất, kinh doanh giúp cho đơn vị quản lý CCDC được chỉnh chu và trọn vẹn.

Thứ hai: Phân loại CCDC theo 3 nhóm lớn

Giao diện phần mềm Quản lý CCDC theo ERP.

EVNSPC phân loại CCDC theo 3 nhóm lớn

Nhóm 1: Phương tiện đo (PTĐ_ bao gồm công tơ và PTĐ khác);

Nhóm 2: Máy biến áp;

Nhóm 3: CCDC khác.

Các nhóm CCDC này được mã hóa theo đầu mã CCDC của hệ thống ERP.

Thứ ba: Sử dụng công nghệ QR Code

QR (Quick Response_ “Mã phản hồi nhanh”). Đây là một ma trận mã vạch có thể được đọc bởi máy đọc mã vạch hay smartphone (điện thoại thông minh) có chức năng chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch. QR code gồm những module màu đen được xắp xếp ngẫu nhiên trong một ô vuông có nền trắng. Sự tổ hợp những module này mã hóa cho bất kì dữ liệu trực tuyến bao gồm: link dẫn đến trang web, hình ảnh, thông tin, chi tiết về sản phẩm… Từ đó, EVNSPC mã hóa thông tin CCDC thành mã QR code và sử dụng smartphone để tra cứu, truy cập và kết xuất thông tin về CCDC đang đưa vào sử dụng. Hệ thống quản lý này được thiết lập trên hệ thống báo cáo trực tuyến của EVNSPC.

Thứ tư: Cấu hình tự động phân bổ CCDC

EVNSPC cấu hình tự động phân bổ CCDC theo các tiêu thức phân bổ hiện hành. Trong đó, việc phân tích CCDC phân bổ trong ngắn hạn (1 năm) và dài hạn (2 năm đến 5 năm) cho phép đơn vị phân tích được chi phi phát sinh trong trưng thời kỳ, trong suốt vòng đời sử dụng CCDC. Đặc biệt, đối với công tơ nói riêng và phương tiện đo hay máy biến áp (MBA) giúp EVNSPC theo dõi được quá trình sửa chữa MBA, thay định kỳ công tơ hay nâng cấp PTD về chi phí sau khi nâng cấp sửa chữa đến việc phân bổ thêm chi phí vào các trung tâm chi phí một cách kịp thời và chính xác.

Thứ năm: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị có nhiệm vụ đáp ứng cho nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời, linh hoạt và chính xác.

Bốn mục tiêu xây dựng trên là nền tảng cho việc xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị, đáp ứng cho nhu cầu cung cấp thông tin tại đơn vị. Hệ thống báo cáo này được phân loại thành bốn nhóm chính:

Nhóm báo cáo (bao gồm 8 báo cáo) phục vụ cho công tác quản lý hiện vật CCDC cho biết CCDC đang được sử dụng tại đơn vị nào? Cá nhân nào đang giữ CCDC? Tình hình phân bổ CCDC, CCDC nào ngưng phân bổ, CCDC được điều chuyển đến đâu và được báo hỏng khi nào?

Nhóm báo cáo kiểm kê theo quy định của EVNSPC bao gồm 4 mẫu: theo dõi toàn CCDC đang đưa vào sử dụng, CCDC thừa hay thiếu được phát hiện trong quá trình kiểm kê và CCDC cần phải được thanh lý khi báo hỏng;

Nhóm báo cáo về phương tiện đo, cho phép EVNSPC và các bên có liên quan có đầy đủ thông tin về tình hình sử dụng, chi phí phân bổ, việc tái sử dụng “cái cân” của ngành điện từ lúc đưa vào sử dụng đến khi thanh lý;

Nhóm báo cáo dự báo về kế hoạch phân bổ chi phí CCDC tại một thời điểm bất kỳ, đặc biệt là vào thời điểm 31.12.N. Việc xây dựng kế hoạch tài chính cũng như việc hoạch định chi phí trong tương lai được xây dựng trên một nền tảng có dự báo chuẩn xác thì tính khả thi của kế hoạch đó là rất bền vững.

Với năm mục tiêu trên, chương trình Quản lý CCDC theo ERP của EVNSPC đã đáp ứng được yêu cầu quản lý CCDC đang đưa vào sử dụng đến lúc báo hỏng. Hàng tháng, chương trình này đã giúp người sử dụng rút ngắn đến mức tối đa thời gian phân bổ vào các trung tâm chi phí và phân tích chi phí CCDC một cách nhanh chóng, chuẩn xác. Đồng thời, hệ thống dự báo chi phí CCDC theo nhóm, theo thời gian sử dụng được thực hiện bất cứ lúc nào người dùng cần đến thông tin hữu ích này. Hệ thống quản lý trực tuyến này cho phép việc kiểm kê CCDC cũng theo phương thức hiện đại hơn, kết quả kiểm kê được tích hợp từ đơn vị cấp 4 về đơn vị cấp 3 và về Tổng công ty ngay khi ta truy cập vào kiểm soát./.

VÕ THU PHỤNG




TÒA SOẠN TẠP CHÍ NĂNG LƯỢNG VIỆT NAM
Phòng 406-407-408, Tòa nhà Văn phòng, số 87 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội.
Email: toasoan@nangluongvietnam.vn

Liên hệ Thư ký Tòa soạn: Mai Văn Thắng (Hotline: 0969998822)

Liên hệ Giám đốc Trung tâm Đối ngoại: Lê Mỹ (Hotline: 0949723223)

Liên hệ Trung tâm Quảng cáo: Nguyễn Tiến Sỹ (Hotline: 0969998811) - Phan Thanh Dũng (Hotline: 0942632014)

Trang TTĐT của Tạp chí Năng lượng Việt Nam hoạt động theo Giấy phép số: 66/GP-TTĐT, cấp ngày 30/3/2018
của Cục Quản lý Phát thanh, Truyền hình và Thông tin Điện tử - Bộ Thông tin - Truyền thông.

Based on MasterCMS 2012 ver 2.3