Nhiệt điện Nghi Sơn: Hiệu quả từ chuyển đổi số trong quản lý vật tư

Chuyển đổi số từ góc nhìn công tác cải cách hành chính tại Nhiệt điện Nghi Sơn Trước làn sóng Cách mạng công nghiệp lần thứ Tư, ngành điện nói chung và Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn nói riêng đang nỗ lực hành động trong công cuộc chuyển đổi số để mang lại hiệu quả cao hơn nữa trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó, công tác cải cách hành chính đã được Công ty triển khai một cách đồng bộ và toàn diện trên tất cả phương diện công việc liên quan đến công tác văn phòng.

Nhận định chuyển đổi số trong sự lan tỏa của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và trở thành xu hướng phát triển tất yếu của thời đại kinh tế toàn cầu. Tổng công ty Phát điện 1 nói chung và Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn đã và đang tích cực triển khai quá trình chuyển đổi số nhằm đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý, vận hành hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị.

Việc triển khai các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác chuyển đổi số được Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn thực hiện đồng bộ cùng với hoạt động sản xuất - kinh doanh trong đơn vị. Trong thời gian vừa qua, Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn đã có rất nhiều ý tưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và áp dụng các phần mềm quản lý đã mang lại hiệu quả tích cực trong sản xuất - kinh doanh, là tiền đề cho công tác chuyển đổi số toàn diện.

Theo đó, một số phần mềm đang được áp dụng như: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư; Phần mềm quản lý Phiếu/Lệnh công tác online; Quản lý Khiếm khuyết thiết bị online; Quản lý Phiếu đề xuất online; Dùng QR code riêng để khai báo y tế và kiểm soát an ninh tại nhà máy… trong đó phần mềm “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư” mang lại hiệu quả có tính ứng dụng thực tiễn cao.

Hình ảnh Kho Vật tư Công ty Nhiệt điện Nghi Sơn.

Trong một thời gian dài, Công ty đã sử dụng phần mềm ERP phân hệ INV trong công tác quản lý vật tư chỉ dừng lại ở công tác thống kê nhập - xuất - tồn trên sổ sách giấy tờ. Mặt khác, do giới hạn về ký tự trong trường tên (240 ký tự) trên ERP mà rất nhiều vật tư (đặc biệt vật tư về điện, C&I) chưa mô tả được hết thông số kỹ thuật, dẫn đến khó khăn trong công tác tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng; Bộ phận kho quản lý thủ công, tự tổng hợp các số liệu trên bảng excel, không linh hoạt trong quản lý vật tư, mất nhiều thời gian.

Để khắc phục những khó khăn trên, Công ty đã nghiên cứu, triển khai “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch trong công tác quản lý vật tư”, ý tưởng được xem là sự tiếp nối hiệu quả để khai thác tối đa các tích hợp của phần mềm ERP. Chuyển đổi mã số - mã vạch với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số trong mã vật tư lấy trực tiếp từ phần mềm ERP gồm 22 ký tự được sử dụng rộng rãi để quản lý tất cả các loại vật tư thiết bị trong kho nhà máy.

Khi áp dụng hệ thống mã vạch đi kèm với hệ thống quản lý các mặt hàng kho dựa trên công nghệ để truyền tải thông tin từ máy chủ khi thực hiện quá trình trao đổi hàng hóa giữa đơn vị nhập và xuất hàng hóa, lưu chuyển thiết bị từ bộ phận này sang bộ phận khác. Áp dụng mã số mã vạch giúp tiếp nối quản lý vật tư từ thống kê đến vị trí công trường không chỉ khắc phục được tồn tại mà phần mềm ERP chưa làm được mà còn mang lại hiệu quả lớn.

Cụ thể, lãnh đạo Công ty, các bộ phận phụ trách hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho, thông tin vật tư đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... trên hệ thống ở mọi nơi mọi lúc trên chính chiếc điện thoại, ipad cá nhân. Giúp các bộ phận có quyết định chính xác vật tư cần thay thế nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời vật tư thiết bị cho các hạng mục sửa chữa.

Bộ phận kho hoàn toàn được chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác tuyệt đối và khoa học. Tránh được thất thoát, nhầm lẫn vật tư trong công tác quản lý. Công tác tìm kiếm nhận dạng để xuất hàng hóa cho công tác sửa chữa được nhanh chóng, kịp thời.

Hình ảnh lưu đồ quản lý vật tư, thiết bị áp dụng mã số - mã vạch.

Chuyển đổi mã vạch sẽ giúp số hóa tài liệu bằng cách chuyển đổi tất cả mã vạch bảng cứng sang dạng quét mã vạch lưu trong phần mềm thuận tiện việc sàng lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin vật tư trong kho. Lợi ích của phần mềm mang lại là giúp chuẩn hóa, áp dụng mã số - mã vạch trong công tác quản lý vật tư từ khâu nhập kho, xuất kho; tìm kiếm vật tư tồn kho nhanh chóng, nhận biết chính xác vật tư cần thông qua hình ảnh, thông số kỹ thuật đã được làm rõ; tra cứu, tìm kiếm vật tư mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết bị điện tử thông minh đáp ứng kịp thời cho công tác sửa chữa; chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho trên hệ thống; giảm chi phí tồn kho do luôn kiểm soát được tồn kho tổi thiểu và trợ giúp quyết định mua mới vật tư.

Hiện nay, Công ty đã số hóa được 12.000 mã vật tư và cung cấp 30.000 ảnh vật tư lên hệ thống phần mềm quản lý mã vạch. Việc áp dụng quản lý bằng mã số - mã vạch mang lại hiệu quả cao, đặc biệt trong các kỳ sửa chữa lớn năm 2019, 2020 và 2021. Công tác xuất - nhập vật tư thiết bị được thực hiện nhanh, chính xác, kịp thời trong khoảng thời gian ngắn góp phần đẩy nhanh tiến độ chung các kỳ sửa chữa lớn nêu trên. Công tác thu hồi và kiểm kê vật tư cũng được triển khai chính xác, tránh thất thoát theo đúng lộ trình quản lý vật tư thiết bị.

Một số hình ảnh chuẩn hóa vật tư bằng mã số - mã vạch.

Có thể khẳng định, việc sử dụng phần mềm “Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, áp dụng mã số mã vạch” cùng những phần mềm khác như: Phần mềm quản lý Phiếu/Lệnh công tác online; Quản lý Khiếm khuyết thiết bị online; Quản lý Phiếu đề xuất online; Dùng QR code riêng để khai báo y tế và kiểm soát an ninh tại nhà máy,… đã và đang mang lại lợi ích thiết thực, hiệu quả trong hoạt động sản xuất của đơn vị; và là tiền đề quan trọng để công ty Nhiệt điện Nghi Sơn thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa công tác chuyển đổi số toàn diện trong thời gian tới, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng Công ty Phát điện 1 tin tưởng giao phó./.

NGUYỄN THỊ HUYỀN